Accord de sous-traitance

Parties et objet

Cet accord lie l'organisation cliente de HOOS Events (le responsable du traitement) et Herman Olivier Office Solutions (HOOS), entreprise individuelle, Rue du Vinâve 5/10, 4970 Stavelot, Belgique, TVA BE 0895.226.262 (le sous-traitant). Il s'applique aux données personnelles que l'organisation fait traiter par HOOS Events : participants inscrits à ses événements, contacts, sponsors et prestataires qu'elle saisit.

Traitements confiés

• Finalité : gérer les inscriptions et l'organisation des événements de l'organisation.
• Données : nom, adresse mail, catégorie et places, consentement, présence le jour J ; pour les contacts, les coordonnées saisies par l'organisation.
• Opérations : enregistrement, consultation, envoi du mail de confirmation, export, suppression.
• Durée : celle de l'abonnement, puis suppression dans le délai prévu (à confirmer).

Engagements de HOOS

• Ne traiter les données que sur instruction de l'organisation, donnée par son utilisation de l'application.
• Garantir la confidentialité : accès limité aux membres de l'organisation (séparation des clients au niveau de la base de données) et, pour la maintenance, à HOOS.
• Ne jamais utiliser les données pour son propre compte ni pour entraîner un modèle d'IA.
• Faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés dans la page Données personnelles, et prévenir l'organisation de tout changement.
• Aider l'organisation à répondre aux demandes d'exercice des droits (export CSV, annulation, suppression).
• Notifier toute violation de données à l'organisation dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance (délai à confirmer).
• Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat, au choix de l'organisation.

Engagements de l'organisation

L'organisation informe ses participants et contacts, dispose d'une base légale pour les traiter, et ne saisit que des données nécessaires à ses événements.